Un trasloco ufficio è un processo molto delicato che comporta, inevitabilmente, conseguenze sul lavoro e sugli impiegati. Trasportare i macchinari, i mobili, i documenti significa dover interrompere il flusso di lavoro e rendere precaria la posizione di chi, tutti i giorni, è impegnato a svolgere i propri compiti.
Inoltre, cambiare sede, dunque abitudini, potrebbe avere delle ripercussioni sulla vita dei dipendenti, sia nella loro sfera privata sia in quella lavorativa. Per questo motivo, è fondamentale pianificare e organizzare con cura e precisione uno spostamento di questo tipo.
Ciò che devi fare è rivolgerti a una ditta specializzata in grado di offrirti un servizio a 360° e di occuparsi di ogni dettaglio del trasloco. Dall’imballaggio dei materiali al trasporto sicuro degli oggetti, fino alla capacità di ridurre al minimo l’impatto sul lavoro quotidiano dei dipendenti.
Tuttavia, come vale per qualsiasi genere di trasferimento, ci sono dei comportamenti che possono attenuare i fastidi dei traslochi di ufficio. Con la consulenza di professionisti specializzati, anche tu e i tuoi dipendenti potrete dare il vostro contributo per rendere meno stressante e faticoso il trasloco.
L’apporto può concretizzarsi nella fase organizzativa dello spostamento, ma soprattutto nel mettere gli impiegati nelle condizioni di sentirsi parte attiva delle operazioni per velocizzare il trasloco. In questo modo, non solo si sentiranno coinvolti, ma potranno rendere più agile il trasferimento e non risentiranno delle sue conseguenze.
Trasloco ufficio: come valutare i tempi
Il fattore tempo è uno dei più importanti quando si parla di traslochi aziendali. Questo perché, a meno di prevedere una chiusura temporanea dell’ufficio, il lavoro non dovrebbe mai fermarsi. Tuttavia, ciò è possibile soltanto mettendo gli impiegati nelle condizioni di poter continuare a svolgere la propria attività. In questo senso, le soluzioni sono due: lo smart working o un trasferimento veloce e funzionale che nel giro di un fine settimana possa far tornare tutto come prima.
Dunque, sapere con la massima precisione possibile quanto tempo ci vuole per un trasloco è essenziale per portarlo a termine in modo corretto e soddisfacente. Se poi è coinvolto un ufficio, lo diventa ancora di più, a causa delle conseguenze che può avere sul lavoro degli impiegati e sulla produttività aziendale.
L’obiettivo di un trasloco aziendale è di ridurre al minimo l’impatto sul flusso lavorativo, dunque la velocità è tra le principali priorità. Dando per scontato che, in ogni caso, almeno qualche giorno sarà necessario, è, tuttavia, importante fare di tutto per ottimizzare il tempo dello spostamento.
Per questo motivo, l’organizzazione e la pianificazione sono fondamentali. Bisogna stabilire dei turni ed eventuali cambiamenti negli orari di lavoro. Ma, soprattutto, è necessario scegliere i giorni migliori per effettuare il trasloco. Nella maggioranza dei casi, il trasferimento si comincia il venerdì pomeriggio, quando l’ufficio è ormai vuoto e durante l’estate, approfittando delle ferie.
L’obiettivo è di terminarlo entro la domenica sera, in modo tale che il lunedì mattina i lavoratori ritrovino le postazioni attive e possano riprendere a lavorare senza intoppi o scomodità. Questo è l’aspetto più importante che un’azienda dovrebbe tenere in considerazione. Tornare a svolgere i propri compiti in un luogo familiare è, infatti, fondamentale affinché i dipendenti non subiscano ripercussioni psicologiche causate dal trasloco.
L’unico modo per effettuare un trasloco d’ufficio veloce, tranquillo e funzionale è rivolgersi a una ditta specializzata, in grado di assicurare il termine del trasloco nei tempi stabiliti. Inoltre, poiché si dovrà lavorare nel week-end, l’azienda che si occupa del trasloco deve poter mettere a disposizione personale qualificato, veicoli adatti a trasportare macchinari e strumenti tecnologici e tutti gli attrezzi necessari per rendere veloce e agile lo spostamento.
Sfrutta i servizi aggiuntivi per i traslochi
Una valida soluzione per velocizzare un trasloco d’ufficio a Milano è sfruttare i servizi accessori che una ditta specializzata può metterti a disposizione. Nelle grandi città, infatti, non è raro poter usufruire di servizi quali il deposito mobili, il conto vendita, lo smaltimento o la pulizia finale degli ambienti.
Si tratta di opportunità che possono alleggerire il trasloco e renderlo più semplice. Nel caso del deposito mobili, per esempio, avrai la possibilità di stoccare parte o tutto il tuo arredamento o i tuoi macchinati in spazi appositi e adatti allo scopo. Nella maggior parte dei casi, si tratta di capannoni dotati di tutti i comfort necessari per mantenere le cose integre e sicure.
Una delle situazioni più comuni in cui è utile chiedere il deposito mobili è quando i lavori di ristrutturazione presso la nuova sede non sono ancora terminati. In questo modo, potrai comunque lasciare il vecchio ufficio e tenere al sicuro l’arredamento e i macchinari.
Un altro caso molto frequente è quando non hai ancora deciso quali mobili portare nel nuovo ufficio e quali sostituire o smaltire. In questo modo, potrai concentrarti sul trasloco e decidere più avanti, con tutta tranquillità e, soprattutto, con la lucidità necessaria.
Una ditta di traslochi specializzata può anche fornirti il materiale necessario al trasferimento. Dagli scatoloni alle pedane di trasporto, dai rotoli di nastro adesivo fino al pluriball per proteggere gli oggetti d’arredo o gli effetti personali dei dipendenti.
Qualora, invece, volessi approfittare del trasloco per rinnovare il tuo ufficio, puoi richiedere il servizio di smaltimento. In questo modo, non dovrai occuparti del vecchio arredamento e dei vecchi macchinari, perché farà tutto la ditta incaricata, dall’imballaggio al trasporto fino, appunto, allo smaltimento o alla vendita dei materiali.
Nel caso in cui le cose da spostare da una sede all’altra fossero poche e non troppo impegnative, puoi anche pensare di evitare un vero e proprio trasloco e ricorrere al servizio di facchinaggio. In questo modo, potrai sempre fare affidamento su personale qualificato e specializzato, ma ti risparmierai le tante incombenze di un trasferimento.
Infine, se hai bisogno di trasferire il tuo ufficio subito e, dunque, di rendere immediatamente vivibile la nuova sede, puoi affidare alla ditta di trasloco anche la pulizia. È il modo più rapido e sicuro per avere spazi pronti all’uso nel più breve tempo possibile.
Trasloco ufficio: perché coinvolgere i dipendenti
All’interno di un grande trasloco sicuro a Milano, il ruolo degli impiegati è molto importante. Con il loro aiuto, infatti, le operazioni possono essere velocizzate, così da tornare operativi nel più breve tempo possibile.
Tuttavia, coinvolgere i dipendenti nel trasloco ha anche altri risvolti positivi. Il primo di questi è l’impatto del trasferimento sugli stessi, perché se vengono coinvolti in modo attivo e utile, risentiranno meno del cambiamento.
Uno dei compiti più semplici che puoi affidare ai tuoi impiegati è l’imballaggio degli oggetti personali. Muniscili del materiale necessario e chiedigli di preparare gli scatoloni da soli. In questo modo, non solo si sentiranno parte attiva del trasloco, ma potranno organizzare le proprie cose come meglio credono.
Rivolgiti a loro anche per la sistemazione delle nuove postazioni. Chiedi consigli e ascolta le loro esigenze. D’altronde, lavorando tutti i giorni in ufficio, sono loro, probabilmente, quelli che hanno meglio il polso della situazione. Dunque, non solo possono essere utili nella fase operativa del trasloco, ma anche in quella organizzativa.
Non sottovalutare mai l’impatto emotivo di un trasloco
Gli impiegati sono coloro che, più di tutti gli altri, possono risentire delle conseguenze di un trasloco aziendale. Il loro legame con il vecchio luogo di lavoro, dove trascorrono gran parte della giornata, viene improvvisamente spezzato. Ciò può comprometterne la produttività, ma anche il rapporto stesso con l’ufficio.
Per questo motivo, è necessario evitare qualsiasi trauma ai dipendenti, già prima del trasloco stesso. Prima di dare il via alle operazioni, organizza delle riunioni in cui spiegare i vantaggi del trasloco, sia per l’azienda sia per i singoli lavoratori. Racconta il progetto, descrivi quali saranno le migliorie e i cambiamenti, in modo tale da preparare psicologicamente gli impiegati al trasferimento.
Se puoi, organizza anche delle visite nella nuova sede prima del trasferimento. I dipendenti potranno toccare con mano ciò che li aspetta e cominciare a entrare nell’idea di spostarsi. In questo modo, il trasloco non sarà più un’incognita e potrà essere affrontato con molta più leggerezza e tranquillità.
Un trasloco dovrebbe essere, di per sé, sinonimo di miglioramento, pertanto premi su questo tasto quando ne parli coi tuoi impiegati. Illustragli i nuovi ambienti, le nuove postazioni e insisti sul concetto di crescita ed evoluzione. Abbellisci in qualche modo le scrivanie e gli angoli di socializzazione. Sistema, magari, delle piantine personalizzate su ogni scrivania e rendi accogliente ogni ambiente del nuovo ufficio.
Coinvolgere gli impiegati e offrirgli una prospettiva migliore rispetto al passato è il segreto per rendere il trasloco dell’ufficio un’opportunità anziché un trauma. Per accettare un cambiamento, le persone devono sentirsi parte del progetto e, soprattutto, devono essere consapevoli di andare incontro a un miglioramento.
In questo senso, è molto importante affidarsi a una ditta specializzata in grado di metterti nelle condizioni di poter svolgere il tuo lavoro nel miglior modo possibile. Devono affiancarti in ogni fase del trasloco e fornirti tutti gli strumenti necessari per renderlo piacevole e stimolante.
Se vuoi sapere come affrontare il tuo trasloco ufficio, scrivici e chiedici una consulenza o un preventivo gratuito. Ti forniremo tutte le informazioni necessarie per organizzare un trasloco agile e veloce senza impattare sui tuoi dipendenti.
