Traslochi ufficio

Il trasloco dell’ufficio è fondamentale per ogni attività. Può essere inteso come un nuovo inizio, un’avventura, ma può anche diventare una fonte di grande stress. Meglio seguire delle fasi per evitare che ciò accada.

1. Come organizzare i traslochi ufficio

La regola fondamentale perché i traslochi ufficio riescano bene è l’organizzazione fatta per tempo. Da ciò deriva anche l’affidare ai propri collaboratori i ruoli e le mansioni specifiche che essi debbono assolvere. Ognuno dovrà occuparsi della propria postazione di lavoro preparando le scatole con tutto ciò che va trasportato, etichettandole con cura. E’ il modo migliore affinché, giunti alla nuova destinazione, sarà agevole ricomporre le zone lavorative. Anche i documenti saranno, postazione per postazione, archiviati e poi ricollocati facilmente. In questo modo trascorrerà meno tempo per la ripresa delle attività. Programmare con un largo anticipo la data del trasloco di un ufficio favorirà la divisione dei ruoli, la possibilità di agire senza fretta e la capacità di gestire i tempi senza intoppi.

2. Traslochi ufficio: non tutto serve

Se l’ufficio ha un archivio, è bene controllare tutti i documenti che vi sono presenti. Vi saranno sicuramente documenti che possono essere distrutti perchè è trascorso l’obbligo di legge. Inoltre, con il tempo a disposizione, sarebbe molto utile digitalizzare la documentazione, per conservare e fruire meglio il proprio archivio. La cancelleria va controllata attentamente: timbri, penne, evidenziatori, matite inutilizzabili, vanno buttati direttamente. Riuscire a limitare gli oggetti di un trasloco alle cose veramente utili e insopprimibili è il primo passo per un inizio più leggero.

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3. Trasloco uffici: chi lo deve fare

Ovvio che la prima scelta da fare è quella se rivolgersi ad una ditta specializzata o se fare da sé. La scelta di affidare il lavoro a professionisti del campo è senza dubbio la scelta migliore. In tal caso bisognerà solo pensare a preparare le scatole, i contenitori con le cose da trasportare e alla seguente nuova sistemazione.
Il tempo a disposizione dovrà servire per:
– recuperare scatoloni o rivolgersi alla ditta che effettuerà il trasloco per averli
– svuotare scaffali, cassetti, mensole
– imballare gli oggetti fragili
– preparare apparecchi e materiale elettrico o rivolgersi alla ditta di traslochi perché invii personale qualificato per farlo.
Nel caso in cui l’impegno lavorativo è tale per cui l’attività deve continuare, ci si può rivolgere alla stessa ditta che organizzerà tutto a partire dagli imballaggi fino alla sistemazione totale nella nuova sede, permettendo così di svolgere il lavoro. In tale caso sarebbe opportuno pensare a effettuare il trasloco nel fine settimana.

4. Traslochi ufficio: che cosa evitare di dimenticare

Nel momento in cui si decide di cambiare ufficio, bisogna pensare a disattivare o traslocare tutte le utenze: acqua, gas , luce, telefono, internet. Calcolare bene i tempi è fondamentale per evitare inconvenienti come il ritrovarsi a pagare doppie bollette o, peggio, a giungere alla nuova destinazione con qualche utenza mancante.

5. Traslochi ufficio: chi bisogna avvisare

Un ufficio si serve, ovviamente, di fornitori, collaboratori esterni, clienti. Tutti costoro devono essere avvisati in tempi utili dell’imminente cambio di indirizzo, di nuovi numeri telefonici. Potrebbe essere utile inviare delle mail in anticipo per un preavviso. In questo modo non si creeranno vuoti nel lavoro.
Non è mai semplice affrontare un trasloco, ma lo è ancora meno quando si tratta di un ufficio. Si tratta di te e  di tutto l’indotto che si riferisce al lavoro: dai collaboratori, ai clienti, ai fornitori. Per questo i tempi e i modi sono fondamentali.

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