Guida al trasloco aziendale
Definisci per tempo il periodo del trasloco della tua sede per poterti organizzare al meglio con i tuoi dipendenti/collaboratori.
È fondamentale, perciò, una comunicazione chiara delle disposizioni necessarie e una suddivisione dei compiti puntuale, affinchè sia garantita la massima collaborazione di tutte le persone e gli uffici coinvolti.
Come organizzare il trasloco aziendale
Prima di tutto è necessario preparare gli archivi e tutto il materiale cartaceo che dovrà essere trasferito.
Solitamente è a cura di ogni dipendente/collaboratore provvedere a svuotare gli arredi di appartenenza riponendo i documenti e i propri effetti personali all’interno delle scatole consegnate. In alternativa, si può chiedere l’assistenza del traslocatore.
Al fine di agevolare tali operazioni è opportuno segnalare a tutti i soggetti coinvolti di:
- suddividere il materiale tra archivio vivo (ciò che viene utilizzato quotidianamente) e archivio remoto (ciò che viene consultato raramente e quindi può essere conservato nelle nei depositi)
- ordinare gli archivi/documenti che andranno trasportati e ricollocati presso la nuova sede
- smaltire tutto il materiale cartaceo che non ha necessità di essere conservato
Tutto il materiale deve essere ordinato ed etichettato con l’imballo fornito.
Le istruzioni per come etichettare vengono comunicate dal traslocatore attraverso il supporto di layout codificati ed evidenziati con colori prestabiliti per indicare postazioni di lavoro e archivi.
Gli armadi/locker/cassettiere devono essere svuotati e le scrivanie liberate.
In caso di dotazione di laptop bisognerà provvedere personalmente al trasferimento dello stesso.
Le scatole pronte per il trasloco o lo smaltimento possono essere collocate in apposite aree presso la propria scrivania /il proprio ufficio, per poi essere prelevate dagli addetti.
Ulteriori attività connesse al servizio, come lo stacco e il riattacco delle dock station possono essere effettuate dagli addetti al trasloco.
Per la gestione degli arredi in eccesso è possibile organizzare open day per l’acquisto degli stessi da parte dei propri dipendenti/collaboratori oppure l’azienda può decidere di donare alcuni arredi selezionati al proprio personale interno e a enti/associazioni Onlus che si occupano di queste operazioni a scopo benefico.